Даты проекта

18 октября — 12 декабря

Описание проекта

Описание проекта:

В октябре 2021 года в нашу компанию обратился руководитель Хоккей-на-валеночной лиги (ХНВЛ) – эта некоммерческая организация уже 7 лет развивает дворовой хоккей в Удмуртии. ХНВЛ выиграли грант Министерства спорта РФ на проведение Всероссийского марафона дворового хоккея – до конца года им необходимо было организовать любительские игры по хоккею в регионах РФ. Одним из условий полученного гранта было освещение мероприятия в городах и регионах проведения. Тогда ХНВЛ обратились к нам.

Причин было несколько:

Во-первых, нехватка рук. На момент запуска проекта в состав ХНВЛ входило всего три организатора, которые и проводили игры в Удмуртии. Собственного пресс-секретаря у Лиги не было. Из онлайн-площадок, на которых публиковалась информация, был сайт и группа ВК, в которой размещали анонсы проходящих игр.

Во-вторых, нехватка опыта и понимания, как выстраивать pr-кампанию на федеральном уровне. 

Действовать пришлось в сжатые сроки – времени и возможности искать человека, который бы гарантированно обладал нужными компетенциями у наших партнеров не было. 

В прошлом у нас уже был опыт освещения действий ХНВЛ на местном уровне, а также успешный опыт освещения федеральных соревнований в СМИ УР. Теперь необходимо было масштабировать кампанию на всю страну.

Этапы работ
Марафон должен был пройти 5 декабря. Мы подключились к проекту за 6 недель до проведения мероприятия. Работа разделилась на несколько этапов: 
1) Подготовка писем и шаблонов, сбор лидирующих СМИ в регионах проведения;
2) Запуск анонсирования: работа с базами СМИ и соцсетей, прозвоны министерств;
3) Подготовка онлайн-конференции;
4) Подведение итогов Марафона;
5) Подготовка отчета о кампании;
 

Реализация:
1. Подготовка. Первые две недели мы посвятили подготовке к запуску. В том числе – отправили официальные письма для Министерства спорта РФ и Совета Отцов РФ, прописали медиаплан, подготовили шаблоны будущих пресс-релизов, постов для соцсетей. 
Кроме того, начали собирать базы министерств спорта и базы крупных СМИ в регионах, в которых планировался марафон. При выборе изданий опирались на метрики LiveInternet и Яндекс.Новостей. 
Основной соцсетью проекта была выбрана «ВКонтакте», в которой у ХНВЛ уже было сообщество. При отборе групп упор делали на городские коммьюнити из топ-10 выдачи. 
 

2. Анонсирование. Следующим этапом стала рассылка релизов о проведении марафона по собранным базам СМИ и министерств спорта. 

• Все письма отправлялись вручную, с учетом особенностей каждого региона. Отслеживали публикации также вручную, используя поиск и новостные ленты Яндекса и Гугла. Результаты каждого этапа фиксировали в Гугл-Таблицах;

• Каждый день появлялась информация о новых регионах проведения – необходимо было оперативно обновлять и расширять базу;

За время проекта мы провели три рассылки с просьбами опубликовать информацию: о подготовке Марафона, о конкретных сроках и месте проведения, а также пост-релиз о проведенных играх. 

По каждому региону была собрана база из 5+ крупных СМИ, 10+ крупных сообществ, с которыми велись переговоры о размещении.  

3. Брифинг. Еще одна проблема, с которой мы столкнулись в работе – не все министерства среагировали на просьбу поддержать мероприятие. Чтобы собрать обратную связь и ответить на вопросы, мы организовали онлайн-брифинг, в котором приняли участие более 40 человек, в том числе представители Совета отцов, министерств спорта, а также крупных СМИ в городах проведения игр. Они смогли задать свои вопросы организаторам.

Также за неделю до Марафона мы организовали и провели онлайн пресс-конференцию в социальных сетях. Участие в конференции приняли организаторы, представители Совета отцов, а также координаторы из 5 городов проведения, которых мы подключали и выводили дистанционно.

После проведения игр мы связались с организаторами и подготовили пост-релизы по каждому из городов проведения. Они также были разосланы по базам СМИ и соцсетей. Большая кампания по освещению Марафона была проведена и в Ижевске, в котором прошел 12-часовой стрим.

Цель проекта

В рамках проекта мы выступали в качестве пресс-службы на аутсорсинге. Основными нашими целями и задачами было:
1. Обеспечить освещение Марафона в регионах страны, без дополнительных вложений со стороны партнеров. Мы должны были обеспечить выход не менее одной публикации в каждом регионе проведения игр;
2. Обеспечить информационную поддержку со стороны официальных ведомств: Министерства спорта РФ, Федерации хоккея РФ, министерств регионов. Мы брали на себя обязательства по проведению переговоров, итогом которых должны были стать:
- Публикации на сайтах ведомств;
- Официальное письмо Минспорта РФ для регионов;
3. В процессе работы над проектом мы взяли на себя также подготовку и проверку любых официальных писем, которые готовили ХНВЛ, а также подготовку инструкций и шаблонов по освещению события в регионах проведения;

Результат проекта

По итогу:
- Собраны базы по 30+ регионов проведения;
- Проведено 3 рассылки постов. >300 постов опубликованы. Они собрали >810 тысяч просмотров;
- Проведено 3 рассылки по базе ведущих СМИ регионов проведения. >100 новостей опубликованы бесплатно для заказчика. В том числе на площадках «Российской газеты», «МК», ГТРК, «АИФ», RT, телеканала 360 и др.
- Подготовлены релизы для ведомств в регионах – опубликованы >25 релизов;
- Онлайн-пресс-конференция собрала >10 тысяч просмотров;
- Участие в Марафоне приняли >3000 человек по всей стране;
- Внедрен хештег #ВХоккейМожетИгратьКаждый