Даты проекта

Описание проекта

КОнфа KOkoc KOмьюнити включает в себя триКО: коллеги, коллаборация, коэволюция. Нам необходимо было объединить и вовлечь 20+агентств и 900+ сотрудников из 85 городов РФ и 15 стран вокруг общих целей и ценностей.

Проект был запущен на смену традиционной полуторачасовой онлайн-встрече с дирекцией “Открытый микрофон”.

Предпосылки для организации проекта:

Обычно над внутренним конференциями “для своих” сильно не заморачиваются, мы же решили сделать ее по всем канонам лучших внешних мероприятий. Перед тем, как перейдем к основным этапах реализации, хотим сказать, что данная конференция организовывалась в крайне сжатые сроки, от идеи до реализации прошло 1,5 месяца.
Этап 1. Единая концепция. Сроки реализации 1-10 июля.
Нам очень хотелось сделать не просто конференцию, а конференцию со смыслом, через которую мы сможем ярче подсветить стратегию развития компании, ценности компании и их презентовать. Решили пойти от названия компании, так родилась атмосфера КО и название КОнфа КОкос КОмьюнити. Выбирая площадку для мероприятия нам очень понравилось технологичное пространство Matreshka в Skolkovo, которое отвечало одной из 5-ти наших ценностей - технологичности. После этого нам пришла идея сделать маскотом мероприятия Матрешку. Она отражает Kokoc Group – множество команд и юнитов самых разных размеров, а рост матрёшки от меньшего к большему – это про наше совместное развитие и потенциал.  Далее с командой дизайнеров мы разработали брендбук конфы, который отражен во всех направлениях: от лендинга до презентаций спикеров.
Этап 2. PR-кампания для сотрудников. Сроки реализации 10 июля - 11 августа.
Для того, чтобы как можно больше сотрудников приехало на конфу и были заинтересованы ее смотреть (7 часов как никак), мы разработали и запустили PR-кампанию внутри:
- разработали лендинг конференции, где рассказали о концепции, спикерах, темах выступлений и тайминге мероприятия и т.д.
- составили контент-план коммуникаций в тг-канале, корп. портале и почтовых рассылках: рассказали о концепте, записали видео-кружки со спикерами, подключили лидеров мнений к комментариям постов о конфе, сделали видеовизитку мероприятия, разработали стикер-пак для телеграм. В итоге было выпущено 18 постов в тг-канале, 5 упоминаний в кросс-постах( например, пока все делали свои фото в стиле Барби, мы прогнали через этот сервис маскот конфы - Матрешку), 3 рассылки в почте, 2 баннера на корп. портале, баннеры в офисе.

Этап 3. Подготовка спикеров и контента. 20 июля - 10 августа.
Спикерами конференции и участниками панельных дискуссий выступила топ-команда Kokoc Group. Решили, что все выступления мы будем готовить и рассказывать через призму ценностей, которые планируем презентовать. Мы выделили 3 сессии конфы в соответствии с концептом: КОэволюция, КОмьюнити и КОллеги. Подготовкой контента со спикерами занимался отдел Обучения и развития сотрудников, по итогам у нас получилось 6 докладов и 3 темы для панельных дискуссий с 10 участниками.
Этап 4. Организация конференции. 30 июля - 11 августа.
С организационными моментами, такими как кейтеринг, фото/видео, ведущий, декор и координацией подрядчиков на площадке нам помогало event-агентство.

Этап 5. Вовлечение аудитории на КОнфе. Этап реализации 20 июля - 11 августа.
Одной из главных задач было объединить коллег офлайн и онлайн. Что мы для этого сделали:

Видеотрансляция. Внутри компании есть свой видеопродакшн, который мы и привлекли к реализации этой задачи. У нас было 4 камеры: общий и крупный план спикеров и участников панелей, камера “в зал”, чтобы передавать атмосферу коллегам онлайн. Для трансляции мы отрисовали статические и динамические “заглушки” сессий, баннеры с подписями спикеров.

КО-бот. Реализовали в рекордные 7 дней. Задачи бота: справочная информации о программе конфы, задавать вопросы спикеру, отправлять пуши начала выступлений, перейти на онлайн-трансляцию, коммуникация всех участников в чате, оценка мероприятия.

Геймификация. Для концентрации внимания сотрудников на докладах после каждой сессии в боте проходила викторина с призами. Запустили флешмоб в соц. сетях с фотографиями с конфы.

Мерч. Разработали ко-мерч, им стимулировали не опаздывать и приезжать к началу мероприятия, это сработало. Также мы на месте печатали бейджи, с обратной стороны которых был QR-код, ведущий в тг- бот.

Интерактивы с ведущим для онлайн-зрителей. Чтобы коллеги, которые были онлайн, не скучали в перерывах, мы запускали в это время интерактивы с ведущим: он брал интервью у коллег на месте, показывал атмосферу на конфе.

Этап 6. Оценка результатов.

• опрос сразу после мероприятия сотрудников в чат-боте конфы

• пульс-опросы в каналах коммуникации о ценностях и стратегии конфы (август-ноябрь 2023)

• отслеживание кросс-продаж и передача лидо между юнитами (август 2023 - декабрь 2023) через CRM компании

• анализ рекламных метрик на площадке видеотрансляции, тг-канале компании (август 2023)

•  eNPS

• Запуск вебинаров по презентованным стратегиям с проработкой иформации "в глубину"

• Запуск РК по дальнейшему внедрению ценностей компании во все бизнес-проблемы.

Цель проекта

Результат проекта